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Ablage # Teilvorgang
Teilvorgänge dienen der Unterteilung umfangreicher und komplexer Vorgänge, um eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Ein neuer Vorgang kann aus einer beliebigen Ansicht heraus über die Ansichtsaktion "Neues Dokument\Teilvorgang" erzeugt werden. Dazu markieren Sie zuvor den Vorgang, dem der Teilvorgang untergeordnet werden soll.
Aufbau des Dokuments
Inhaltsdokumente der eGovernment-Suite sind in 2 Bereiche aufgeteilt. Wir unterscheiden zwischen dem Inhaltsbereich (links) und der Informationsspalte (rechts). Die Informationsspalte ist in vielen Modulen ähnlich aufgebaut und kann individuell konfiguriert werden. Die einzelnen Funktionen werden in einem eigenen Hilfedokument beschrieben.
Reiter "Inhalte"
Teilbereich Teilvorgang
Beachten Sie bei der Bearbeitung, dass die mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder unbedingt ausgefüllt werden müssen.
In dieser Tabelle werden die einzelnen Felder des Teilbereichs Teilvorgang erläutert:
| Angelegt am | Dieses Feld wird automatisch mit dem Erstellungsdatum gefüllt. |
|---|---|
| Geschlossen am | Hier kann ein Datum ausgewählt werden, wenn der Teilvorgang (die Teilakte) geschlossen werden soll. |
| Teilvorgang-Kennzeichen | Hier legen Sie ein Kennzeichen für den Teilvorgang fest, z.B. eine Nummer oder ein allgemeiner Name für den Teilvorgang. |
| Teilvorgang-Bezeichnung | In dieses Feld tragen Sie eine Bezeichnung für den Teilvorgang ein, z.B. eine differenziertere Angabe zum Teilvorgang. |
| Inhalt/Betreff | Klicken Sie auf die nebenstehende Schaltfläche, sodass die Inhalte aus den beiden Feldern Kennzeichen und Bezeichnung in dieses Feld kopiert werden. Dieser Feldinhalt bildet die Kategorie des Teilvorgangs in der Ansicht, sozusagen den Titel der Teilakte. Erkundigen Sie sich, ob in Ihrer Verwaltungseinheit Richtlinien definiert worden sind, die allen Nutzern der Ablage einheitliche Standards zum Beschriften der Felder Kennzeichen und Bezeichnung an die Hand geben. |
| Vorgangstyp | Hier kann bestimmt werden, ob es sich um einen Teilvorgang handelt, der nur in elektronischer Form vorhanden ist (Schlüsselwort "Normal"), oder ob zusätzlich eine Papierakte vorliegt (Schlüsselwort "Hybrid"). |
| Laufzeit | Hier kann die Laufzeit bis zur Archivierung des Teilvorgangs festgelegt werden. |
| Federführender Bearbeiter | Über die Schaltfläche können Sie einen federführenden Bearbeiter aus der Organisationsdatenbank auswählen. |
| Stichwort | Mit Hilfe der Schaltfläche können Sie dem Teilvorgang über den Dialog Stichworte/Thesaurus zuordnen weitere Stichworte zuweisen. Die vorhandenen Einträge wurden aus dem Vorgang übernommen. |
| Thesaurus (Schlagwort) | Mit Hilfe der Schaltfläche können Sie dem Teilvorgang über den Dialog Stichworte/Thesaurus zuordnen weitere Schlagwörter zuweisen. Die vorhandenen Einträge wurden aus dem Vorgang übernommen. |
| Thesaurus-Bezeichnung | Bei der Auswahl von Schlagwörtern wird die Bezeichnung der gewählten Einträge in dieses Feld übernommen. |
Jeder neue Teilvorgang erhält automatisch die Berechtigungen des markierten übergeordneten Vorgangs.
Werkzeuge
 | Mit diesem Werkzeug öffnen Sie das aktive Dokument im "Bearbeiten-Modus". In diesem Modus können Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Lesen-Modus" geöffnet wurde. |  |
|---|---|---|
 | Mit dem Werkzeug "Schließen" schließen Sie das Dokument. | |
 | Mit dem Werkzeug "Speichern" speichern Sie das Dokument. | |
 | Mit dem Werkzeug "Speichern und schließen" schließen Sie das Dokument. Vor dem Schließen wird das Dokument gespeichert. | |
 | Mit Hilfe des Werkzeugs "Notesdokument drucken" kann der Inhalt des aktuellen Dokuments mit einer speziellen Notesdruckmaske ausgedruckt werden. Voraussetzung ist, dass auch entsprechende Notesdruckmasken in der Vorlagendatenbank der eGovernment-Suite hinterlegt sind. Falls Sie sich das Druckergebnis zunächst einmal anschauen möchten, wählen Sie das Werkzeug "Notesdokument Druckvorschau". Mit dem Werkzeug "Vorschau im Browser" können Sie das aktuelle Dokument im Browser anzeigen lassen. Mit dem Werkzeug "Vorschau: Browser mit Login" kann das markierte Dokument nach vorheriger Anmeldung mit Benutzername und Passwort im Browser angezeigt werden. | |
 | Mit dem Werkzeug "Hilfe - Kontexthilfe" öffnen Sie diese Hilfedatenbank. Mit dem Werkzeug "Hilfe - Produktinformationen..." öffnen Sie ein Fenster mit Informationen zum System. Mit dem Werkzeug "Hilfe - Über dieses Dokument" erhalten Sie Informationen zum Ersteller, Erstelldatum und der Stelle des Erstellers. Bei Auswahl "Aktuelle Datenbank öffnen" öffnen Sie die Datenbank, in der sich das aktuelle Dokument befindet. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie ein Dokument über einen Dokumentenlink geöffnet haben. |
Letzte Änderung: 05.06.2015 | 12:21 Uhr