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Aktenplan
In der Aktenplandatenbank werden Aktenzeichen und Thesauren (Schlagwörter) hinterlegt, deren Aufbau einer festgelegten Struktur unterliegt.
Der Zweck von Aktenzeichen besteht darin, die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten zu garantieren. Da dies insbesondere im Archiv, und hier auch nach langer Zeit, noch möglich sein muss, ist auch die Archivanbindung in eGovernment-Suite®/DMS von diesem Ordnungsprinzip abhängig. Ohne Aktenzeichen ist daher grundsätzlich kein eGovernment-Suite®/DMS-Dokument speicherbar!
Die Flexibilität der eGovernment-Suite® garantiert, dass jeder beliebige Aktenplan realisiert werden kann. Ein produktorientierter Aktenplan ist ebenso möglich wie ein klassischer oder auch eine Mischform.
Der Aufbau des Aktenplans ist je nach Kommune unterschiedlich. Eine importfähige, am aktuellen Musteraktenplan der KGSt orientierte Textdatei erhalten Sie vom KRZN. Außerdem erhalten Sie auf Anfrage vom SB Entwicklung den Aktenplan der Stadt Solingen, der bereits vom Archivar geprüfte Aufbewahrungsdauern enthält. Auch damit sparen Sie viel Zeit und Arbeit.
Ohne einen Aktenplan bzw. eine Aktenzeichenstruktur sollte die eGovernment-Suite®/DMS nicht in der Fläche eingeführt werden. Eine Stärke der Anwendung liegt gerade in der Strukturierung der Vorgangsinformationen nach diesem Schema. Daher ist unbedingt ein möglichst langfristig praktikabler Aktenplan zu entwickeln, wenn es ihn in der Verwaltung noch nicht gibt.
Nach dem Öffnen der Datenbank im Notes-Client erhalten Sie folgende Arbeitsoberfläche:
Die Arbeitsoberfläche hat mehrere Funktionen. Auf der linken Seite finden Sie ein Navigationsmenü, über das Sie die verschiedenen Ansichten der Datenbank sowie die unterschiedlichen Konfigurationsbereiche aufrufen können. Auf der rechten Seite finden Sie die entsprechenden Ansichten zum jeweiligen Navigationspunkt.
Letzte Änderung: 02.09.2011 | 10:46 Uhr