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Aktenplan # Dokumenttypen der Aktenplandatenbank
In der Aktenplandatenbank werden verschiedene Dokumenttypen verwendet. Zwischen folgenden Dokumenttypen wird unterschieden:
Aktenplan # Aktenzeichen
Jede Verwaltung hat einen eigenen Aktenplan, daher dienen die Beispiele auch nur zur Verdeutlichung der Funktionalität. Aus Anwendungssicht betrachtet ist es gleichgültig, ob Sie einen klassischen oder einen produktorientierten Aktenplan favorisieren oder ob Sie gar eine Mischform realisieren müssen. Allerdings spricht einiges dafür, dass das Aufbauprinzip Ihres Aktenplans von vorne herein auf eine höchstmögliche Langlebigkeit angelegt wird.
Aktenplan # Aufbewahrungsdauer
In diesem Bereich greifen Sie auf die im Konfigurationsdokument der Datenbank eingegebenen Aufbewahrungsdauern zu. Sie definieren dabei in Kategorien die in Ihrer Verwaltung üblichen Zeiträume, wie z.B. die der Kurz- oder Langzeitarchivierung.
Aktenplan # Aufbewahrungsort
Bevor Sie Aufbewahrungsorte der Akten eingeben, lohnt es sich möglicherweise, die Standorte aus der Organisationsdatenbank zu importieren. Gleichzeitig haben Sie jedoch die Möglichkeit weitere Aufbewahrungsorte zu definieren.
Aktenplan # Stichwort
Neben dem Aktenzeichen selbst und dem Thesaurus, wo Sie vielleicht klassischeren Maximen folgen müssen, bieten Ihnen Stichworte eine weitere (optionale) Ebene von Metadaten, um Ihr Dokumentaufkommen nach individuellen Kriterien zu strukturieren.
Aktenplan # Thesaurus
Der Thesaurus ist eine hierarchisch organisierte Schlagwortsammlung. Wenn sie nicht selbst einen Thesaurus erstellen wollen, kann auch der aktuelle KGSt-Aktenplan in die Ansicht Thesauren normal/hierarchisch eingelesen werden.
Letzte Änderung: 06.09.2011 | 15:31 Uhr