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Aktenplan # Konfigurationsdokument
Im Konfigurationsdokument der Aktenplandatenbank bestimmen Sie Parameter zu Aufbau und Aufbewahrungsdauer von Aktenzeichen und Thesaurusschlagworten. Bei der Erstellung von Aktenzeichen können diese Vorarbeiten verwertet werden.
Inhaltsbereich Konfigurationsdokument Aktenplandatenbank
Der Reiter "Allgemein" teilt sich in mehrere Bereiche auf:
| Einstellungen | Hier finden Sie allgemeine Angaben wie Titel der Datenbank, Server und den Datenbankpfad. Sie können über die Option "Autoren in Feld Autorenberechtigung Vorgang vererben" bestimmen, ob die Autoren aus dem Aktenzeichendokument bei Auswahl des Aktenzeichens in das Vorgangsdokument in der Ablage vererbt werden sollen. Über die Option "Archivschnittstelle" wird markiert, ob Sie eine Archivschnittstelle nutzen. |
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| Trennzeichen für Aktenzeichen bzw. Thesaurus | Zunächst können Sie mit Hilfe der Option "'Kein Trennzeichen' als Trennzeichen zulassen" festlegen, ob Trennzeichen zwingend vergeben werden müssen oder nicht. Ein Trennzeichen dient zur optischen Abgrenzung der Aktenzeichen- und der hierarchisch organisierten Schlagwortebenen des Thesaurus. Hier müssen Sie sich nach den Gepflogenheiten Ihrer Verwaltung (oder einzelner Organisationseinheiten) entscheiden, ob Sie einen Punkt, ein Leerzeichen, einen Bindestrich oder andere Varianten verwenden. Klicken Sie auf die Schaltfläche für das Trennzeichen der gewünschten Ebene und wählen eine Variante aus.
Wiederholen Sie die Arbeitsschritte bis alle Aktenzeichenebenen nach Ihren Vorstellungen konfiguriert sind.
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| Feldeinstellungen | Mit Hilfe dieser Liste konfigurieren Sie, welche Felder bei der Erstellung eines Aktenzeichens auf dem Reiter Details angezeigt werden und welche davon Pflichtfelder sind. Pflichtfelder erscheinen mit einem roten Sternchen in der Maske:
Hier haben Sie also die Möglichkeit Eingaben zu reduzieren, indem Sie Felder abschalten. Sie sollten jedoch in jedem Fall diese Entscheidung mit Ihrem zuständigen Archivar absprechen, damit eine sinnvolle Archivierung gewährleistet bleibt. Änderungen der Feldeigenschaften gelten stets für alle Aktenzeichen, für neue wie auch für vorhandene. Verändern Sie also die Feldeigenschaften im laufenden Betrieb, so werden möglicherweise auch Felder ausgeblendet, die bereits ausgefüllt wurden. Die Felder Aktenbetreff und Aufbewahrungsdauer tauchen in der Liste der Feldeigenschaften nicht auf. Sie sind grundsätzlich (nicht konfigurierbare) Pflichtfelder. |
| Aufbewahrungsdauer | Die Aufbewahrungsdauer legt die Verweildauer eines Dokuments in der Registratur fest, nachdem es abgeschlossen wurde. Die Laufzeit (erscheint auf dem Register Details eines Aktenzeichens und von dort aus auch auf dem Vorgangsregister eines eGovernment-Suite®-Dokuments) umfasst hingegen den Zeitraum vom Anlegen eines Dokuments/einer Akte bis zu seiner/ihrer Schließung. Da Sie in der Ansicht Aufbewahrungsdauer nur Werte selektieren können, die zuvor hier im Konfigurationsdokument definiert wurden (vgl. Hilfedokument Ansicht Aufbewahrungsdauer), müssen Sie zusätzliche Dauern hier eintragen. Geben Sie eine neue Aufbewahrungsdauer in Monaten ein. Schreiben Sie keine Kommata in den Klammern für die Jahresangaben. Das System verwandelt sie beim Speichern in Semikola und interpretiert die Dezimalstelle als Listentrennzeichen, so dass eine neue (natürlich sinnlose) Aufbewahrungsdauer entsteht! |
Werkzeuge
 | Mit diesem Werkzeug öffnen Sie das aktive Dokument im "Bearbeiten-Modus". In diesem Modus können Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Lesen-Modus" geöffnet wurde. |
|---|---|
 | Mit dem Werkzeug "Schließen" schließen Sie das Dokument. |
 | Mit dem Werkzeug "Speichern" speichern Sie das Dokument. |
 | Mit dem Werkzeug "Speichern und Schließen" schließen Sie das Dokument. Vor dem Schließen wird das Dokument gespeichert. |
 | Mit dem Werkzeug "Hilfe - Kontexthilfe" öffnen Sie diese Hilfedatenbank. Mit dem Werkzeug "Hilfe - Produktinformation" öffnen Sie ein Fenster mit Informationen zum System. |
Letzte Änderung: 05.06.2015 | 12:21 Uhr