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Aktenplan # Thesaurus
Der Thesaurus ist eine hierarchisch organisierte Schlagwortsammlung. Wenn sie nicht selbst einen Thesaurus erstellen wollen, kann auch der aktuelle KGSt-Aktenplan in die Ansicht Thesauren normal/hierarchisch eingelesen werden. Dazu nutzen Sie das Werkzeug Import\KGST Musteraktenplan->Thesaurus in den genannten Ansichten. Dieser Plan kann als eine Norm gelten, die aus archivtechnischen Gründen dann greift, wenn z.B. wegen einer Umorganisation Aktenzeichen gelöscht wurden. Die Vorgänge und Dokumente, die diesen Aktenzeichen zugeordnet wurden, wären immer noch unter dem Thesaurus-Stichwort auffindbar. Dazu ist es aber erforderlich, den Thesaurus als unveränderlichen Pool von Metadaten zu handhaben.
Damit diese Rechnung aufgehen kann, muss jedem Aktenzeichen aber auch ein Thesaurus-Stichwort mitgegeben werden.
Eine Textdatei zum Import des Musterthesaurus erhalten Sie über das KRZN.
Natürlich kann es aber auch sinnvoll sein, sich eigene, hierarchisch aufgebaute Schlagwortsammlungen anzulegen oder einen importierten Thesaurus individuell zu ergänzen.
- Klicken Sie dazu in der Ansicht Thesaurus auf die Aktion Neuer Thesaurus.
- Wenn Sie auf einem Begriff der obersten Ebene standen, haben Sie die Möglichkeit, einen Begriff der 1. oder 2. Ebene anzugeben.
- Es wird grundsätzlich immer die Möglichkeit geboten, einen Thesaurus der ersten oder (in Abhängigkeit von der aktuellen Markierung) der jeweils nächsten Ebene zu erstellen.
In folgendem Dialog wählen Sie die gewünschte Ebene:
Aufbau des Dokuments
Reiter Thesaurus
Thesaurusdokument der obersten Ebene:
Thesaurusdokument einer untergeordneten Ebene:
Füllen Sie das Feld Thesaurus und insbesondere weitere Pflichtfelder aus und wählen Sie ggf. über die Schaltfläche ein neues Trennzeichen. Das vorgegebene Thesaurus-Trennzeichen ist im Konfigurationsprofil konfigurierbar (siehe Hilfedokument "Konfigurationsdokument der Aktenplandatenbank").
Verlassen Sie dann das Thesaurusdokument mit Speichern und Schließen.
Veränderungen an übergeordneten Thesauren werden an die untergeordneten Ebenen vererbt. Achten Sie auf die Meldungen in der Statuszeile.
Werkzeuge
 | Mit diesem Werkzeug öffnen Sie das aktive Dokument im "Bearbeiten-Modus". In diesem Modus können Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Lesen-Modus" geöffnet wurde. |  |
|---|---|---|
 | Mit dem Werkzeug "Schließen" schließen Sie das Dokument. | |
 | Mit dem Werkzeug "Speichern" speichern Sie das Dokument. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Bearbeiten-Modus" geöffnet wurde. | |
 | Mit dem Werkzeug "Speichern und Schließen" schließen Sie das Dokument. Vor dem Schließen wird das Dokument gespeichert. Dieses Werkzeug sehen Sie nur, wenn das Dokument im "Bearbeiten-Modus" geöffnet wurde. | |
 | Mit dem Werkzeug "Hilfe - Kontexthilfe" öffnen Sie diese Hilfedatenbank. Mit dem Werkzeug "Hilfe - Produktinformation..." öffnen Sie ein Fenster mit Informationen zum System. Bei Auswahl "Aktuelle Datenbank öffnen" öffnen Sie die Datenbank, in der sich das aktuelle Dokument befindet. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie ein Dokument über einen Dokumentenlink geöffnet haben. |
Letzte Änderung: 19.10.2011 | 10:55 Uhr