Inhalte durchsuchen
Inhalt
Kataloge, Datenquellen & Textmarkendateien
Kataloge & Datenquellen
Katalogdateien und deren zugehörige Datenquellen und Textmarkendateien sind zentrale Elemente, die für die Erstellung von Tagesordnungen und Niederschriften benötigt werden. Sie bilden die Auflistung der einzelnen Beratungspunkte in einer Tagesordnung, Bekanntmachung oder Niederschrift.
Die Katalogdateien sind Worddokumente vom Hauptdokumententyp Verzeichnis bzw. Katalog, abhängig von der eingesetzten Word-Version. In diesen Katalogen befinden sich Makros, die das Verhalten dieser Kataloge steuern. Über die Makros wird auch auf die zugehörige Datenquelle zugegriffen, in denen die einzelnen Datensätze zur Zusammensetzung einer Tagesordnung oder Niederschrift enthalten sind. Die Datenquellen sind Excel-Dateien, die durch die Agenten, die Tagesordnungen, Bekanntmachungen und Niederschriften zusammenstellen, gefüllt werden.
Das Makro im Katalog erzeugt eine Liste aller Beratungspunkte, getrennt nach öffentlicher und nichtöffentlicher Beratungsart. Diese Listen werden dann an bestimmte Textmarken in der Wordvorlage für Tagesordnung, Bekanntmachung oder Niederschrift eingefügt. Ein Makro in diesen Wordvorlagen wiederum steuert das Verhalten der beteiligten Kataloge.
Bei der Einrichtung des Systems wird ein Paket der benötigten Dateien mitgeliefert und unter Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen nach den Wünschen der Verwaltung angepasst.
Die Kataloge werden so gestaltet, dass die für eine Tagesordnung, Bekanntmachung oder Niederschrift benötigten Inhalte angezeigt werden können. Die folgende Abbildung zeigt als Beispiel die Datei KatalogTOPsO.doc.
In der folgenden Abbildung sind die Feldfunktionen über die Tastenkombination Alt+F9 aktiviert, sodass auch eventuell notwendige If-Bedingungen und die INCLUDETEXT-Verknüpfungen sichtbar werden oder geändert werden können. Diese Verknüpfungen stellen eine Verbindung zu separaten Dateien her, in denen die Inhalte der Richtext-Felder gespeichert werden. Da dieser Feldtyp auch formatierten Text aufnehmen kann, ist eine Übernahme durch Seriendruckfelder nicht möglich, die nur einfachen Text darstellen können. Die Bearbeitung der INCLUDETEXT-Verknüpfungen wird weiter unten ausführlicher beschrieben.
Die folgende Tabelle listet die Kataloge mit den zugehörigen Datenquellen auf:
| Dokumentenbereich | Katalog | Datenquelle |
|---|---|---|
| Tagesordnung öffentlicher Teil | KatalogTOPsO.doc | TagesordnungspunkteO.xls |
| Tagesordnung nichtöffentlicher Teil | KatalogTOPsNO.doc | TagesordnungspunkteNO.xls |
| Bekanntmachung öffentlicher Teil | KatalogBekanntmO.doc | TagesordnungspunkteO.xls |
| Bekanntmachung nichtöffentlicher Teil | KatalogBekanntmNO.doc | TagesordnungspunkteNO.xls |
| Niederschrift Tagesordnung/Inhaltsverzeichnis öffentlicher Teil | KatalogNiedO.doc | NiederschriftO.xls |
| Niederschrift Tagesordnung/Inhaltsverzeichnis nichtöffentlicher Teil | KatalogNiedNO.doc | NiederschriftNO.xls |
| Niederschrift Protokollteil öffentlich | KatalogBeschlO.doc | NiederschriftO.xls |
| Niederschrift Protokollteil nichtöffentlich | KatalogBeschlNO.doc | NiederschriftNO.xls |
Wenn also Änderungen an der Darstellung der einzelnen Beratungspunkte gemacht werden müssen, so sind diese in den Katalogdateien vorzunehmen.
Listen der Seriendruckfelder
Folgende Seriendruckfelder stehen Ihnen für die Gestaltung der Kataloge zur Verfügung:
| Seriendruckfeld | Notes-Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Betreff | Vorlagenbetreff | Kurzbetreff der Sitzungsvorlage |
| Beschreibung | Vorlagenbeschreibung | Betrefferweiterung in der Sitzungsvorlage, wird über INCLUDETEXT in das Word-Dokument gezogen |
| Beratungsfolge | Liste der Gremien im Beratungsweg einer Sitzungsvorlage | |
| Beschlussvorschlag | Beschlussvorschlag | Inhalt des Feldes Beschlussvorschlag, wird über INCLUDETEXT in das Word-Dokument gezogen |
| Anlagen | Anlage | Inhalt des Feldes Anlage, wird über INCLUDETEXT in das Word-Dokument gezogen |
| Berichterstatter | SchriftstueckBearbeiter | Der Name, der auf dem Reiter "Metadaten" im Bereich Sachbearbeiter ausgewählt ist |
| Vorlagennummer | Vorlagennr | Die einer Sitzungsvorlage zugewiesene Vorlagennummer |
| VorlagennummerZus | VorlagennrZus | Der Inhalt des Feldes VorlagennrZus in der Sitzungsvorlage |
| AZ | AZ | Kurzbezeichnung des gewählten Aktenzeichens |
| AZBezeichnung | AZBezeichnung | Bezeichnung des gewählten Aktenzeichens |
| Amtsbez | Amtsbez | federführendes Amt |
| Orgabeschreibung | OEBeschreibung | Bezeichnung der Organisationseinheit, zu der die Stelle des Sachbearbeiters gehört |
| Vorlagendatum | DatumHeute | Inhalt des Feldes Datum auf dem Reiter Vorlagendaten |
| Sitzungsdaten | Sitzungsdaten | Liste aller Sitzungsdaten, die im Beratungsweg gewählt wurden |
| URL | Zusammensetzung einer Internetadresse, die bei Bedarf für einen Hyperlink auf dem Vorlagenbetreff benötigt wird; Sie wird im Makro des Kataloges verarbeitet | |
| Gremium1 | Gremium1 | Das erste im Beratungsweg gewählte Gremium |
| Sitzungsdatum1 | Sitzungsdatum1 | Das erste im Beratungsweg gewählte Sitzungsdatum |
| TOPNr | TOPNummer1 - TOPNummer6 | Die fortlaufende Nummer eines Beratungspunktes in der Tagesordnung, die im Beratungsweg beim jeweiligen Gremium sichtbar ist |
| Seriendruckfeld | Notes-Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Betreff | Vorlagenbetreff | Kurzbetreff der Sitzungsvorlage |
| Beschreibung | Vorlagenbeschreibung | Betrefferweiterung in der Sitzungsvorlage, wird über INCLUDETEXT in das Word-Dokument gezogen |
| Beratungsfolge | Gremien | Liste aller Gremien, die im Beratungsweg einer Sitzungsvorlage gewählt wurden |
| Beschlussvorschlag | Beschlussvorschlag | Inhalt des Feldes Beschlussvorschlag, wird über INCLUDETEXT in das Word-Dokument gezogen |
| Anlagen | Anlage | Inhalt des Feldes Anlage, wird über INCLUDETEXT in das Word-Dokument gezogen |
| Berichterstatter | SchriftstueckBearbeiter | Der Name, der auf dem Reiter "Metadaten" im Bereich Sachbearbeiter ausgewählt ist |
| Vorlagennummer | Vorlagennr | Die einer Sitzungsvorlage zugewiesene Vorlagennummer |
| VorlagennummerZus | VorlagennrZus | Zusatz zur Vorlagennummer einer Sitzungsvorlage |
| AZ | AZ | Kurzbezeichnung des gewählten Aktenzeichens |
| AZBezeichnung | AZBezeichnung | Bezeichnung des gewählten Aktenzeichens |
| Amtsbez | Amtsbez | federführendes Amt |
| Orgabeschreibung | OEBeschreibung | Bezeichnung der Organisationseinheit, zu der die Stelle des Sachbearbeiters gehört |
| Beschluss | Beschluss1 - Beschluss6 | Beschluss zu einem Beratungspunkt, wird über INCLUDETEXT in das Word-Dokument gezogen |
| Abstimmungsergebnis | Abstimmungsergebnis1 - Abstimmungsergebnis6 | Abstimmungsergebnis zu einem Beratungspunkt |
| Vorlagendatum | DatumHeute | Datum auf dem Reiter Vorlagendaten |
| Sitzungsdaten | Sitzungsdaten | Liste aller Sitzungsdaten, die im Beratungsweg gewählt wurden |
| Wortbeitrag | Wortbeitrag1 - Wortbeitrag6 | Die Wortbeiträge zu einem Beratungspunkt, wird über INCLUDETEXT in das Word-Dokument gezogen |
| URL | Zusammensetzung einer Internetadresse, die bei Bedarf für einen Hyperlink auf dem Vorlagenbetreff benötigt wird; Sie wird im Makro des Kataloges verarbeitet | |
| Gremium1 | Gremium1 | Das erste im Beratungsweg gewählte Gremium |
| Sitzungsdatum1 | Sitzungsdatum1 | Das erste im Beratungsweg gewählte Sitzungsdatum |
| TOPNr | TOPNummer1 - TOPNummer6 | Die fortlaufende Nummer eines Beratungspunktes in der Tagesordnung, die im Ber atungsweg beim jeweiligen Gr emium sichtbar ist |
Textmarkendateien
Zu jedem Richtext-Feld einer Sitzungsvorlage gibt es jeweils für die Tagesordnung und für die Niederschrift zwei sog. Textmarkendateien, jeweils eine für den öffentlichen und den nichtöffentlichen Teil. Hierbei gibt es jeweils für die Tagesordnungen und Niederschriften eigene Dateien. Sie bilden die Speicherdatei für die INCLUDETEXT-Verknüpfungen in den Katalogdateien. Über diese Verknüpfungen ist es möglich Formatierungen aus den Richtext-Feldern in die Tagesordnungen und Niederschriften zu übernehmen. Dies wäre nur über die Seriendruckfelder aus den Katalogdateien nicht möglich.
Funktionsweise
Beim Mischen einer Tagesordnung oder Niederschrift wird fortlaufend für jeden Datensatz der jeweilige Feldinhalt eines bestimmten Feldes in eine Textmarke der Textmarkendateien geschrieben. Zum Beispiel wird beim Mischen der Niederschrift aus dem ersten öffentlichen Beratungspunkt (Sitzungsvorlage oder Standard-TOP) der Inhalt des Feldes Betrefferweiterung in die 1. Textmarke der Datei BeschreibungO.doc geschrieben, der Inhalt des Feldes Beschluss für das jeweilige Gremium in die 1. Textmarke der Datei BeschlussO.doc und der Inhalt des Feldes Wortbeitrag in die 1. Textmarke der Datei WortbeitragO.doc. Die Inhalte des zweiten Beratungspunktes werden in die 2. Textmarke der genannten Dateien geschrieben, die Inhalte des dritten Punktes in die 3. Textmarke usw.. Beim Mischen einer Tagesordnung wird zum Beispiel aus dem ersten öffentlichen Beratungspunkt der Inhalt des Feldes Betrefferweiterung in die 1. Textmarke der Datei TOBeschreibungO.doc geschrieben. Eine Übersicht über die zur Verfügung stehenden Textmarkendateien finden Sie weiter unten in diesem Hilfedokument. Weitere Inhalte aus Textfeldern können über die Auswahl der gewünschten Seriendruckfelder in die Katalogdateien übernommen werden.
Die folgende Abbildung zeigt als Beispiel die Datei WortbeitragO.doc für die Aufnahme der Inhalte des Feldes Wortbeitrag der verschiedenen Beratungspunkte aus dem öffentlichen Sitzungsteil.
Bei der Einrichtung des Systems wird ein Paket der benötigten Dateien mitgeliefert.
Vorgehensweise bei Anpassungen
Die folgende Abbildung zeigt als Beispiel den Katalog KatalogBeschlO.doc für den öffentlichen Protokollteil einer Niederschrift. Hier sind die Feldfunktionen über die Tastenkombination Alt+F9 aktiviert worden, sodass die INCLUDETEXT-Verknüpfungen sichtbar sind. Hinter der Anweisung INCLUDETEXT muss wie abgebildet der Pfad des Speicherortes eingegeben werden, in dem sich der aktuelle Katalog mit den zugehörigen Textmarkendateien befindet. In diesem Beispiel lautet die Anweisung INCLUDETEXT "U:\\Sitzungsdienst\\Rat\\Beschreibung.doc". Direkt dahinter, aber vor die zuvor automatisch mit der INCLUDETEXT-Anweisung eingefügte Textmarke, muss das zugehörige Seriendruckfeld eingefügt werden, in diesem Fall Beschreibung. Mit eingeschalteten Feldfunktionen wird es als {MERGEFIELD Beschreibung} angezeigt.
Nach Beenden der Anpassungen müssen die Feldfunktionen wieder mit der Tastenkombination Alt+F9 ausgeschaltet werden. Die Katalogdatei sieht dann wie folgt aus:
Die %-Zeichen stellen Platzhalter für leere Datensätze dar und werden automatisch beim Mischen einer Tagesordnung oder Niederschrift wieder entfernt.
Übersicht
Die folgende Tabelle listet die Kataloge mit den zur Verfügung stehenden Textmarkendateien auf:
| Dokumentenbereich | Katalog | Textmarkendatei |
|---|---|---|
| Tagesordnung/Bekanntmachung öffentlicher Teil | KatalogTOPsO.doc | TOBeschreibungO.doc |
| TOBeschlussvorschlagO.doc | ||
| TOAnlagenO.doc | ||
| Tagesordnung/Bekanntmachung nichtöffentlicher Teil | KatalogTOPsNO.doc | TOBeschreibungNO.doc |
| TOBeschlussvorschlagNO.doc | ||
| TOAnlagenNO.doc | ||
| Niederschrift öffentlicher Teil | KatalogNiedO.doc/KatalogBeschlO.doc | BeschreibungO.doc |
| BeschlussvorschlagO.doc | ||
| AnlagenO.doc | ||
| BeschlussO.doc | ||
| WortbeitragO.doc | ||
| Niederschrift nichtöffentlicher Teil | KatalogNiedNO.doc/KatalogBeschlNO.doc | BeschreibungNO.doc |
| BeschlussvorschlagNO.doc | ||
| AnlagenNO.doc | ||
| BeschlussNO.doc | ||
| WortbeitragNO.doc |
Falls in einer Tagesordnung oder Niederschrift nicht die richtigen Datensätze angezeigt werden, liegt es meist an der Angabe eines falschen Pfades in der INCLUDETEXT-Verknüpfung. Meist ist dann nicht der richtige Ordner für dieses Gremium angegeben. Wenn Sie eine Tagesordnung für den Rat gemischt haben, so muss in der Pfadangabe in den Katalogen auch der Ordner angegeben sein, in dem sich diese und die Datenquellen und Textmarkendateien für den Rat befinden.
Letzte Änderung: 29.06.2010 | 11:33 Uhr