KRZN - Hilfeseiten zur eGovernment-Suite

Hier werden die Voreinstellungen für die Vergabe der Berechtigungen an den Dokumenten Gremium, Sitzungstermin, Tagesordnung und Niederschrift vorgenommen. Es sollten alle Gruppen, deren Mitglieder die genannten Dokumententypen erstellen und bearbeiten, ausgewählt werden. Beim Erstellen oder Bearbeiten eines neuen Dokuments Gremium, Sitzungstermin, Tagesordnung oder Niederschrift wird geprüft, ob der Ersteller Mitglied in einer der aufgeführten Gruppen ist. Falls nicht, erhält die Person eine Meldung, dass sie nicht berechtigt ist, Dokumente dieses Typs zu erstellen.

In den verschiedenen Dokumenten vom Typ Gremium muss die jeweilige Gruppe ausgewählt werden, deren Mitglieder Sachbearbeiter für dieses bestimmte Gremium sind. Diese Einträge werden an die untergeordneten Dokumente vererbt.

Über die Schaltflächen Autorenberechtigung und Leseberechtigung öffnet sich ein Dialog, in dem Personen, Stellen, Rollen oder Organisationseinheiten aus der Organisationsdatenbank gewählt werden können. Mit einem Klick auf den rechten Spaltenkopf "Liste wechseln" können Sie innerhalb der verschiedenen Listen wechseln, sodass Sie die Einträge nach Bedarf auswählen können.

Über die Optionen "Personen hinzufügen" (Voreinstellung) und "Vorhandene Einträge ersetzen" fügen Sie Einträge zu den schon vorhandenen Einträgen hinzu oder die vorhandenen Einträge werden durch die neu gewählten ersetzt.

Die Optionen "Nummerierung der TOPs in Tagesordnung und Niederschrift" sind entweder "getrennt" oder "durchgehend". Bei Einstellung "getrennt" beginnt die Nummerierung der Punkte im nichtöffentlichen Teil einer Tagesordnung oder Niederschrift wieder bei 1. Bei Einstellung "durchgehend" werden die Beratungspunkte im nichtöffentlichen Teil fortlaufend durchnummeriert.

Die Optionen "Abfrage für die Verlinkung der TOPs " sind entweder "inaktiv" oder "aktiv". Ist die Option "aktiv" gewählt, so wird der Benutzer beim Mischen einer Tagesordnung oder Niederschrift gefragt, ob die Betrefftexte der einzelnen Beratungspunkte mit einem Link versehen werden sollen. Ist die Option "inaktiv" gewählt, entfällt beim Mischen diese Abfrage und es wird keine Verlinkung der Betrefftexte in der Tagesordnung oder Niederschrift vorgenommen.

An dieser Stelle werden die Wordvorlagen, die für die unterschiedlichen Dokumententypen in der Vorlagendatenbank erstellt wurden, voreingestellt. Wird ein neues Dokument erstellt, so wird automatisch die hier konfigurierte Wordvorlage übergeben, sodass diese im Dokument nicht manuell ausgewählt werden muss.

Über die Schaltflächen, die bei jedem Dokumententyp angeordnet sind, öffnet sich ein Dialog, in dem die hinterlegten Wordvorlagen ausgewählt werden können. Zunächst muss eine Kategorie aus dem Listenfeld gewählt werden, woraufhin die zur Kategorie gehörenden Wordvorlagen im unteren Feld aufgelistet werden.

In diesem Bereich wird für jedes Gremium der Speicherort der Datenquellen und Kataloge, die für die Erstellung einer Tagesordnung und Niederschrift benötigt werden, angegeben. Über die Schaltfläche werden die Gremien, die in der Adressdatenbank für den Sitzungsdienst hinterlegt wurden, über einen Dialog ausgewählt, die Pfade werden manuell eingetragen. Falls im Laufe einer Wahlperiode ein neues Gremium hinzukommt, muss dieses in die Liste aufgenommen und der zugehörige Pfad als Speicherort der Dateien hinzugefügt werden. Die Pfadangabe muss zwingend mit einem "\" abgeschlossen werden.

Eine ausführliche Beschreibung zu den Katalogen und Datenquellen finden Sie im Hilfedokument "Kataloge & Datenquellen".

Speicherort der Datei "konfig.doc": Hier wird der Pfad angegeben, in dem die Steuerdatei "konfig.doc" abgelegt wird. Dies ist in der Regel "C:\konfigsd\". In diese Steuerdatei schreibt der Agent, der die Tagesordnungen und Niederschriften zusammenstellt, den Pfad hinein, der in der oben genannten Liste dem entsprechenden Gremium zugeordnet ist. Der Ordner "konfigsd" muss mit der Steuerdatei "konfig.doc" auf jedem Arbeitsplatz auf dem Laufwerk C:\ angelegt werden.

Über die Schaltflächen , die für den Beschlussauszug eines jeden Gremiums vorhanden sind, öffnet sich ein Dialog, in dem die hinterlegten Wordvorlagen ausgewählt werden können. Zunächst muss eine Kategorie aus dem Listenfeld gewählt werden, woraufhin die zur Kategorie gehörenden Wordvorlagen im unteren Feld aufgelistet werden.

Über die Schaltflächen öffnet sich ein Dialog, in dem aus der Liste der in der Datenbank vorhandenen Teilmasken die angepasste Teilmaske ausgewählt werden kann.

Diese Teilmaske wird in den Dokumenten auf dem Reiter "Erweitert" angezeigt.