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Organisation # Ansichten im Navigationsbereich Einstellungen
Die Ansichten im Navigationsbereich Einstellungen zeigen Dokumente, die zur Erfassung maskenübergreifender Informationen erforderlich sind. Zum Beispiel Organisationstypen, Aufgaben oder Standorte.
Beginnen Sie also den Aufbau der Organisationsdatenbank zunächst mit den Dokumenten, auf die in den Masken Organisationseinheiten, Stellen und Rollen zugegriffen werden kann bzw. muss. Erfassen Sie also jeweils per Aktion Neu: Orgatypen, Standorte, Aufgaben und Personenkreise.
In den Ansichten Rollen und Standorte werden eine Reihe von Symbolen angezeigt. Die folgende Auflistung zeigt die Bedeutung der einzelnen Symbole:
- Die Ampelsymbole stehen für den Freigabestatus des Dokuments.
Grüne Ampel = Freigegeben
Gelbe Ampel = mit Freigabezeitraum Freigegeben, dieser ist aber nicht erreicht oder vorbei.
Rote Ampel = nicht freigegeben. 
- Das Dokument ist für das Internet freigegeben.
Jeder Nutzer kann das Dokument im Browser aufrufen.. 
- Das Dokument ist für das Extranet, Intranet oder/und für eine geschlossene Benutzergruppe freigegeben.
Nur angemeldete Benutzer mit den richtigen Rechten können das Dokument im Browser aufrufen. 
- Es wurde kein Freigabebereich definiert.
Nur angemeldete Benutzer mit den richtigen Rechten können das Dokument im Browser aufrufen.
Die Ansicht Organisationstypen
Organisationstypen (beispielsweise Abteilung, Dezernat oder Fachbereich) bilden die Basis für die Bezeichnungen der Organisationseinheiten Ihrer Verwaltung.
Da die Auswahl eines Organisationstyps beim Anlegen einer Organisationseinheit verbindlich ist, müssen diese in jedem Fall angelegt worden sein, bevor ein sinnvoller Aufbau der Organisationsdatenbank möglich ist!
Spätere Änderungen eines Organisationstypus werden in alle abhängigen Dokumente übernommen.
Die Ansicht Rollen
In der Ansicht Rollen werden die Rollen, die in Ihrem eSuite-System genutzt werden sollen, erfasst und angezeigt. Mit Hilfe von Rollen können Querverbindungen innerhalb Ihrer Verwaltung, unabhängig von der Linienhierarchie Ihrer Organisationsstrukturen dargestellt werden. Ein klassisches Beispiel ist der Personalrat, dessen Mitglieder sich aus ganz unterschiedlichen Organisationseinheiten rekrutieren können. Rollen sind Gruppendokumente im Namens- und Adressbuch Ihrer Notesdomäne und können daher zum Berechtigen und zum Mailversand genutzt werden. Der Spalte N&A-Gruppe können Sie die Notesnamen Ihrer Rollen entnehmen.
Die Ansicht Standorte
In dieser Ansicht werden Ihre Gebäudestandorte und die Nebenstellen Ihrer Verwaltung mit vollständiger Anschrift erfasst und angezeigt.
Standorte können beispielsweise an Stellen- und Personendokumente vererbt werden. Spätere Änderungen werden in alle abhängigen Dokumente übernommen.
Die Ansicht Aufgaben
Aufgaben können Organisationseinheiten, Stellen, Personen und Rollen zugeordnet werden. Die Telefonliste kann nach Aufgaben sortiert und so die Mitarbeiter Ihrer Verwaltung nach Ihren Aufgaben angezeigt werden. Aufgaben können vererbt werden. Spätere Änderungen werden in alle abhängigen Dokumente übernommen.
Die Ansicht Personenkreise
Personenkreise werden für den Seriendruck verwendet und können Organisationseinheiten, Stellen und Personen zugeordnet werden.
Die Ansicht Funktionen
Funktionen werden nur in Personendokumenten verwendet (Geschäftsführer, Bürgermeister etc.).
Werkzeuge der Ansichten
 | Mit dem Werkzeug "Neu" erstellen Sie je nach aktiver Ansicht neue Organisationstypen, Rollen, Standorte, Aufgaben, Personenkreise oder Funktionen. |
 | Die angebotenen Werkzeuge variieren je nach aktiver Ansicht. In den Ansicht en Organisationstypen, Aufgaben, Personenkreise und Funktionen finden Sie im Werkzeugmenü eine Aktion zum Löschen der jeweils markierten Dokumentarten. |
| In den Ansichten Rollen und Standorte finden Sie jeweils zusätzlich zur Löschmöglichkeit auch noch Werkzeuge zur Zuordnung von markierten Rollen oder Standorten zu Personen und Stellen. In beiden Fällen sieht der Dialog so aus und funktioniert wie folgt.:
Zuordnen von Rollen/Standorten zu Personen/Stellen: Entfernen von Rollen/Standorten aus Personen/Stellen: |
 | Mit dem Werkzeug Web, Freigabe... rufen Sie den Freigabedialog auf. Das aktuell markierte Dokument wird für einen festzulegenden Zeitraum und für festzulegende Nutzer (Inter-, Intra-, Extranet oder geschlossene Benutzergruppen)freigegeben. Vorschau im Browser zeigt das aktuell markierte Dokument in der Browseransicht an. Vorschau Browser mit Login zeigt das aktuell markierte Dokument nur für registrierter Benutzer in der Browseransicht an. |
 | Mit dem Werkzeug "Hilfe - Kontexthilfe" öffnen Sie diese Hilfedatenbank. Mit dem Werkzeug "Hilfe - Produktinformation" öffnen Sie ein Fenster mit Informationen zum System. |
Letzte Änderung: 05.06.2015 | 12:21 Uhr