eGovernment Suite - Organisation # Ansichten im Navigationsbereich Personen und Stellen

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Organisation # Ansichten im Navigationsbereich Personen und Stellen

Hinweis
Dieses Hilfedokument wird zur Zeit überarbeitet. Es kann sein, dass Informationen fehlen oder veraltet sind.

Im Navigationsbereich Personen und Stellen wird die Organisationsstruktur der Verwaltung (mit den zugeordneten Stellen und Personen), alle Stellen und Personen einzeln sowie die Zuordnung von Personen und Stellen zu Rollen angezeigt.

In den Ansichten werden einige Symbole angezeigt. Die folgende Auflistung zeigt die Bedeutung der einzelnen Symbole:

: Die Ampelsymbole stehen für den Freigabestatus des Dokuments.
Grüne Ampel = Freigegeben
Gelbe Ampel = mit Freigabezeitraum Freigegeben, dieser ist aber nicht erreicht oder vorbei.
Rote Ampel = nicht freigegeben.
: Das Dokument ist für das Internet freigegeben.
Jeder Nutzer kann das Dokument im Browser aufrufen..
: Das Dokument ist für das Extranet, Intranet oder/und für eine geschlossene Benutzergruppe freigegeben.
Nur angemeldete Benutzer mit den richtigen Rechten können das Dokument im Browser aufrufen.
: Es wurde kein Freigabebereich definiert.
Nur angemeldete Benutzer mit den richtigen Rechten können das Dokument im Browser aufrufen.

Gemeinsame Aktionen (Ansichten)

In den meisten Ansichten stehen Aktionen zum Erstellen (= Neu) sowie dokumentspezifische Werkzeuge insbesondere zum Löschen und zur Zuordnung der jeweiligen Dokumente zur Verfügung. In allen kategorisierten Ansichten können Sie mit den Aktionen Ansicht, erweitern bzw. komprimieren die Kategorien auf- bzw. zuklappen.

Rolle - Ansicht Erweitern Komprimieren

Orgastruktur

In der Ansicht Orgastruktur werden alle Organisationseinheiten und Stellen (nebst ihrer Inhaber) in ihrer hierarchischen Zuordnung angezeigt. Der Aufbau einer ganzen Verwaltung wird hier angezeigt.

Ansicht Orgastruktur aus der Organisationsdatenbank

Stellen

In der Ansicht Stellen werden alle Stellen einer Organisation nebst Stellennummer, Bezeichnung und Stelleninhaber angezeigt.

Ansicht Stellen aus der Organisationsdatenbank

Personen

In der Ansicht Personen werden alle Mitarbeiter einer Verwaltung angezeigt.

Ansicht Personen aus der Organisationsdatenbank

nach Rollen

In der Ansicht nach Rollen werden alle Rollen und die ihnen jeweils zugeordneten Personen und Stellen angezeigt.

Ansicht nach Rollen aus der Organisationsdatenbank

Werkzeuge der Ansichten

	Mit dem Werkzeug "Ansicht Erweitern" klappen Sie alle Kategorien (nur in den kategorisierten Ansichten Orgastruktur und nach Rollen) auf und mit dem Werkzeug "Ansicht komprimieren" klappen Sie alle Kategorien zu. Die Kategorien können aber auch einzeln geschlossen/geöffnet werden, indem Sie 1x mit der linken Maustaste auf den grünen Pfeil oder 2x mit der linken Maustaste auf die Kategorie klicken.
	Mit dem Werkzeug "Neu" erstellen Sie je nach aktiver Ansicht eine neue Orgaeinheit, Stelle oder Person.
	Die angebotenen Werkzeuge variieren je nach aktiver Ansicht. In der Ansicht Orgastruktur finden Sie folgende Einträge im Werkzeugmenü: Mit dem Werkzeug Stelle(n) kopieren können Sie markierte Stellendokumente kopieren. Das ist praktisch bei der Mehrfacherfassung vieler ähnlicher Stellen. Es werden alle Angaben kopiert mit Ausnahme der Person. An die Stellennummer wird "1. Kopie", "2. Kopie" etc gehängt. Mit dem Werkzeug Stelle(n) löschen löschen Sie die markierten Stellendokumente. Mit dem Werkzeug Organisationseinheit löschen löschen Sie das markierte Organisationseinheit und ggf. alle dieser untergeordneten Orgaeinheiten, wenn Sie die Sicherheitsabfrage bestätigen. Mit dem Werkzeug Zugeordnete Person bearbeiten editieren Sie die zu markierten Stelle gehörende Person. Mit dem Werkzeug "Personenkreise zuordnen/löschen öffnet sich eine Dialogbox, mit deren Hilfe Sie den markierten Personen, Stellen oder Organisationseinheiten Personenkreise zuordnen oderdiesen zugeordnete Personenkreise entfernen können.
	Mit dem Werkzeug Web, Freigabe... rufen Sie den Freigabedialog auf. Das aktuell markierte Dokument wird für einen festzulegenden Zeitraum und für festzulegende Nutzer (Inter-, Intra-, Extranet oder geschlossene Benutzergruppen)freigegeben. Vorschau im Browser zeigt das aktualle Dokument in der Browseransicht an. Vorschau Browser mit Login zeigt das aktuell markierte Dokument nur für registrierter Benutzer in der Browseransicht an.
	Im Untermenü Admin finden Sie die folgenden Werkzeuge: Der Agent Zuordnung aller Personen-Stellen prüfen überprüft anhand der Stellendoc-IDs in den Personendokumenten, ob die Personen auch in den Stellen (Personendoc-IDs) eingetragen sind. Pro Person mit Fehlern erhalten Sie eine Mail. Ansonsten meldet eine Nachrichtenbox, dass alle Beziehungen in Ordnung sind. Markierte Person(en) aktualisieren führt einen Refresh der markierten Personendokumente durch. Starten Sie den Agenten Organisationsänderung nur, wenn Sie Personen, Stellen, Rollen oder ganze Organisationseinheiten umbennenen mussten. Der Agent überprüft und bearbeitet die Zugriffskontrolllisten und sämtliche Leser- und Autorenfelder aller Dokumente der jeweils gewählten Datenbanken. Wählen Sie zunächst die Datenbanken, in denen die Werte ersetzt werden sollen. Geben Sie den neuen und den alten Wert an Wenn genau ein Wert durch einen einzigen anderen Wert ersetzt werden soll, wählen Sie die Option 1:1. Soll 1 alter Wert durch mehrere neue Werte ersetzt werden, wählen Sie 1:n. Sollen mehrere alte Werte durch einen neuen Wert ersetzt werden, wählen Sie n:1. Entscheiden Sie schließlich, ob die alten Werte durch die Neuen ersetzt oder nur mit ihnen ergänzt werden sollen. Wollen Sie mehrere Berechtigungen auf einmal austauschen, schalten Sie in den Wertefeldern eine neue Zeile.
	In der Ansicht Personen bietet das Werkzeuge-Menü die folgenden Funktionen: Mit dem Agenten Person(en) aus NAB importieren verfrachten Sie Ihre Notes-Nutzer in die Organisationsdatenbank. Verwenden Sie den aufgerufenen Dialog zum Öffnen des gewünschten Adressbuchs (in aller Regel das Serveradressbuch Ihrer Notesdomäne "names.nsf"). Markieren Sie die zu importierenden Personen und bestätigen Sie mit OK. Personen löschen tut genau das, was draufsteht. SA-Nutzerverwaltung: Modifikationen überträgt Änderungen von Personendaten der Organisationsdatenbank in die Benutzerverwaltung des Saperion-Archivs SA-Nutzerverwaltung: Löschungen überträgt Löschungen von Personen aus der Organisationsdatenbank in die Benutzerverwaltung des Saperion-Archivs
	Mit dem Werkzeug "Hilfe - Kontexthilfe" öffnen Sie diese Hilfedatenbank. Mit dem Werkzeug "Hilfe - Produktinformation" öffnen Sie ein Fenster mit Informationen zum System.