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Tracking
Die Trackingdatenbank ist Bestandteil der Formularverarbeitung und wird für die Information zum Bearbeitungsstand eingegangener Formulare genutzt. In der Regel handelt es sich um HTML-Formulare. Das Tracking kann jedoch auch für PDF-Formulare vom Formularserver verwendet werden. Je nach Konfiguration wird der Antragsteller per Mail über jeden einzelnen Bearbeitungsschritt beziehungsweise über den Abschluss der Bearbeitung informiert.
Anwendung findet das Tracking in der Regel bei den komplexeren Formularen zum Thema Briefwahlbeantragung oder Beschwerdemanagement.
Funktionsweise:
Erstellung Trackingdokument:
- Formular wird versendet, Trackingdokument wird auf dem Webserver erstellt
- Maildokument mit "Zugangsdaten" wird ebenfalls auf dem Webserver erstellt (falls Konfiguriert)
- Beide Dokumente werden repliziert
- Maildokument wird vom Aplikationsserver verarbeitet und Mail wird an Antragsteller zugestellt.
Aktualisierung des Trackingdokuments:
- Trackingdokument wird vom Aplikationsserver aktualisiert
- Maildokument für den "Statuswechesl" wird vom Aplikationsserver erstellt (falls Konfiguriert)
- Maildokument wird vom Aplikationsserver verarbeitet und Mail wird zugestellt.
Diese Schriette wiederholen sich bis das Tracking abgeschlossen wird.
Hinweis:
In der Trackingdatenbank erfolgt im Rahmen der Formularverarbeitung lediglich die Prüfung des Bearbeitungsstatus und die Benachrichtigung des Antragstellers bei Statusänderungen. Die Konfiguration des Trackings erfolgt in der Formularkonfiguration im Konfiguratinsdokument zum Formular. Hier können die folgenden Vorgben definiert werden:
- individuelles Layout für die Darstellung des Status im Browser
- Definition von individuellen Merkmalen wann sich der Status ändert bzw. wann die Bearbeitung beendet wird
- Auswahl eines individuellen Layouts für die versendeten E-Mail`s zum Thema: Zugangsdaten, Statusänderung und Trackingabschluss
- Feldmapping
Letzte Änderung: 15.07.2016 | 17:05 Uhr